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やって気づいた、オンラインイベントで大切なこと

皆さんこんにちは。クリエイティブエバンジェリストのkennyです。

僕たちクリエイティブセンターは昨年より四半期に一度のペースで「CREATIVE Meetup」というクリエイター向けのイベントを開催しています。おかげさまで毎回多くの方にご参加いただいておりますが、このイベント以外にも採用系イベントや、社外のデザイン関連のイベントへの登壇等々、オフラインイベントでの発信、クリエイターの方たちとの交流を行ってまいりました。

しかしながらCOVID-19の影響により多くのオフラインイベントが中止や延期となったため、今年の2月初旬を最後に全てのイベント・セミナーをオンラインに切り替え、半年以上経った10月現在も自社開催はもちろん外部イベントでの登壇もオンライン開催のものに限定して参加している状況です。
そうした中で僕たちもいろいろと試行錯誤を繰り返しながら少しずつではありますがオンラインイベントに慣れてきた部分もあるので、オンラインイベントにおける注意点や実際に行った工夫をいくつかご紹介したいと思います。

ちなみにこういったイベントにおける僕自身の役割は、コンテンツの企画制作、集客・運営のディレクション、またイベント当日のプレゼンテーションやパネルディスカッションと多岐に渡りますが、今回は主にイベント最中での内容にフォーカスしております。
また、主に配信で使用しているツールは「LINE」ではなく、Zoomのウェビナーです。
「LINE」も今年に入って画面共有機能や友だち追加せずに参加できる「LINEミーティング」などオンライン会議、オンラインセミナーに適した機能のアップデートを行っておりますので今後は「LINE」を使用したオンラインイベントの開催などにもチャレンジしてみたいと思っています。

視聴者ではなく参加者に

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ところで皆さんはご自身がイベントを開催したり会議のオーナーだったりする場合、イベント開始時にまず何をしますか?ちなみに僕は必ずアイスブレイクから始めます。ちょっとした会議であれば雑談だったり、セミナーであれば簡単に答えられる質問やクイズを出してみたり。これは僕自身が肩肘張った雰囲気がめちゃくちゃ苦手というのもありますが、まさにアイスブレイクの名の通り、自分とそして参加される方達の緊張をほぐすために行っています。

ではオンラインセミナーの場合はどうかというと、オンラインの場合でもアイスブレイクは実施しているのですが目的が少し異なります。
アイスブレイクの本来の目的は「緊張をほぐす」ためですが、オンラインセミナーに参加される方は実はあまり緊張していません。なぜなら参加者の多くは自宅でPCやスマホを介して視聴されており、リラックスした状態で参加されているケースが多いためです。

では何を目的にアイスブレイクを行うかというとイベントへの「参加意識の向上」です。オンラインイベントではともすれば画面越しにイベントの様子を見るだけの「視聴者」になってしまう場合があります。イベントを通して僕たちのことをもっとよく知って欲しい、より多くのものを持ち帰って欲しい、お互いの距離を縮めるためには、「視聴者」ではなく「参加者」になっていただきたいのです。
そのための工夫としてチャットやコメント機能、Q&A機能を活用します。今いる場所や好きなアプリをチャットに書いてもらったり、画面上の2択問題の正解だと思う方にスタンプをつけてもらったり、事前に用意したQ&Aの興味ある質問にいいね!してもらったり、やり方はいろいろありますが、いずれも参加されている方たちにほんの少しだけ能動的にアクションしてもらうことが重要です。

※この記事を書きながらアイスブレイクに替わる適した言い方はないか考えていたところ、これがチェックインという手法であることを知りました。

プレゼン前の声かけ確認

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さて、うまく参加者がチェックインできたところで次はプレゼンテーション時の工夫、というか注意点です。これは実際に僕も何度かやらかしており、オンラインでのプレゼンテーションあるあると言ってもいいのではないでしょうか。なにかというと、画面共有できてない問題です。
多くの場合、プレゼンテーションで使用するツールはPowerPointもしくはKeynoteかと思いますが、どちらもプレゼンテーションモードでは全画面表示になりますね。すると、画面共有設定前であっても今参加されている方達に自分の画面が共有されていると誤解してプレゼンを始めてしまうのです。そのことをチャットで教えてくれていても気づかず、だいぶ進んだところで運営メンバーの誰かが突然ミュートを解除して「画面共有できてないです!」、そこからはもうパニック、頭真っ白、準備してくれたみんな、参加してくれた皆さんごめんなさいの気持ちでもうプレゼンどころではありません。

これを防ぐための画期的な方法は、プレゼン開始前の声かけ確認です。
「今画面見えてますか?」
簡単ですね、このひと言で解決です。
無事に画面が共有できても油断は禁物です。一つページを送った際に、
「画面切り替わりましたか?」
これも忘れずに確認しましょう。どういうわけか時々、共有はできているけれどページが送られないという事象が発生します。なのでスライドの構成は、1枚目を会社や組織のロゴなどニュートラルなものにして画面共有の確認を行い、2枚目をタイトルスライドにしてページ送りの確認をすることをおすすめいたします。

プレゼンの最中での工夫はそのイベントのテーマにもよりますが、参加者を視聴者にさせない(飽きさせない)工夫が必要です。チェックイン時同様にチャットやコメント機能等で能動的アクションを行える仕掛けを盛り込みましょう。

アンケートのありがたみ

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そんなこんなで無事イベントが終わりに近づいたら最後に必ず参加者の方達にアンケートに回答いただきましょう。オンラインであれば滞在時間や退出時間などのデータが取得できるため参加者の行動をデータとして見ることができますが、イベントの感想や評価、その他ご意見など定正的なデータ、フィードバックはイベントのクオリティを向上させるために大事なものですし、単純に温かいご意見も辛辣なご意見もいろんなご意見をいただけるのは嬉しいものです。ここでの注意点はアンケートの回答率です。イベント内でどれだけ参加意識が高まっても退出ボタン一つで終了できてしまうオンラインイベントでは手間のかかるアンケートはスルーされがちです。実際に100人規模のイベントの回答率が一桁だったなんてこともありました。そのため、アンケートの内容とタイミングには工夫が必要です。
内容についてはできるだけ少ない質問で選択式など簡単に回答できる工夫をしましょう。そしてイベントの終了後ではなく、締めの前にチャットにアンケートのURLを書き込んだり画面にQRコードを表示するなどして回答を促し、可能であればイベント内で回答時間を設けることをおすすめします。回答者にインセンティブを用意するといった工夫もいいかもしれません。

でも本当に大切なことは、工夫などいらないくらい興味を持ってもらえるような、参加してよかった、面白かった、ためになったと思っていただけるイベントにすることかもしれませんね。これからも皆さんと一緒に満足度の高いイベントをつくっていきたいと思います。

クリエイティブセンターが実際に行ったオンラインイベントの記事をいくつか載せておきますのでもしよろしければこちらもご覧になってください。最後までお読みいただきありがとうございました。


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